4 hábitos para aumentar sua produtividade

Produtividade é uma palavra muito repetida por praticamente todas as pessoas inseridas no ramo dos negócios (e mais ainda fora dele). Todos nós temos o desejo de tornarmos mais produtivos, mas estamos tentando isso repetindo o grito de guerra dos procrastinadores: “Iremos finalmente nos unir! Mas só amanhã…”

Há, no entanto, formas eficientes e comprovadas de aumentar sua produtividade, e esses hábitos e métodos valem muito a pena ser incorporado em sua rotina. Sem mais delongas, aqui está uma lista das top 5 maneiras de alavancar sua produtividade:

1 – Uma única tarefa 

Não sei quantas vezes eu já ouvi candidatos em entrevistas de emprego dizer que são bons em multitarefa. Cada vez que ouço uma coisa dessas, ao invés de me animar, fico preocupado. Você vê um monte de gente achando que são bons em multitarefa. Mas francamente, não há nada de produtivo na multitarefa, veja o que Gary Keller observa em seu livro The ONE Thing:

“Toda vez que tentamos fazer duas ou mais coisas ao mesmo tempo, estamos simplesmente dividindo o nosso foco e emburrecendo todos os resultados do processo. No salto entre uma atividade e outra, você perde tempo com o seu cérebro reorientando-se para uma nova tarefa. Os pesquisadores estimam que perdemos 28% de um dia de trabalho durante um processo de multitarefa” (Keller 50).

Reforçando, a Wikipédia concorda, “desde os anos 1990, psicólogos experimentais começaram experiências testando os limites da multitarefa humana. O resultado tem mostrado que a multitarefa não é tão viável quanto a concentração. Muitos pesquisadores acreditam que o planejamento de ações representa um ‘gargalo’, que o cérebro humano só pode executar uma tarefa de cada vez. O psiquiatra Edward M. Hallowell tem ido bem longe a fim de descrever a multitarefa como uma ‘atividade mítica em que as pessoas acreditam que podem realizar duas ou mais tarefas ao mesmo tempo, tão eficazmente como uma só’. ”

A solução é, com certeza, focar em uma única tarefa. Isto pode parecer simples, mas é incrível o quão tentador pode ser a sirene da multitarefa. Faça disso uma oportunidade para se concentrar em apenas uma coisa de cada vez e lutar contra o desejo de mudar para outra coisa quando você bate em um obstáculo no qual você está trabalhando atualmente. Eu fui tão longe com isso, que precisei colocar um adesivo no canto do meu computador com o lembrete “somente uma tarefa”. Quando fui capaz de fazer apenas uma tarefa de forma consciente, representou uma mudança significativa em minha produtividade.

2. Metas semanais 

Muito de se tornar mais produtivo envolve lutar diariamente contra as várias tentações da procrastinação. Uma das tentações é o “ocupado olhando”, algo como ‘eu respondi a 30 e-mails no spam, então eu fui muito produtivo. ” Como disse o grande John Wooden uma vez: “Nunca confunda atividade com realização.”

Metas de curto prazo nos ajudam a esclarecer o que realmente é preciso para alcançar e executar o que de fato precisa ser feito. Pode ser algo mais específico, ou apenas para manter uma rotina, como “trabalhar fora cinco vezes na semana. ”

Um detalhe rápido: metas de longo prazo são muito grandes, e isso implica em resultados não tão imediatos e maior possibilidade de desviar o foco durante o processo. Este artigo é sobre produtividade, de modo que o foco está em metas de curto prazo, mais fáceis para mantê-lo em uma única tarefa. Depois de conseguir dominar as tarefas mais simples e manter-se longe da multitarefa, aí sim, comece com as metas a longo prazo.

Há fortes evidências de que isso realmente funciona, especialmente quando você deixar um lembrete em algum local que você irá ver e rever constantemente. Um estudo realizado pela Universidade Dominicana concluiu que:

“O efeito positivo de metas por escrito foi apoiado: aqueles que escrevem seus objetivos, realiza significativamente mais do que aqueles que não escrevem suas metas.” (Universidade Dominicana 6,44-4,28).

3. Pareto e o Grupo 3 e 4 

Mas o que é isso?

Pode acreditar, essas palavras realmente significam alguma coisa, e elas trabalham muito bem juntas. O princípio de Pareto também é conhecido como a regra do 80/20. Ou, em outras palavras, ele afirma que 80% de seus resultados vem de 20% do seu trabalho. Da mesma forma que 64% de seus resultados virão a partir de apenas 4% do seu trabalho, e assim por diante. Este princípio tem sido exemplo para trabalhos de qualquer tipo, no caso das vendas, 80% de suas vendas vêm de 20% dos seus clientes.

Então, como irá descobrir qual atividade pode se enquadrar nos 20% e qual entra nos 80%?
Acredito que o melhor método para descobrir é através do prisma Stephen Covey, adicionado em seu livro Os 7 Hábitos de Pessoas Altamente Eficazes. Ou seja, ele divide as atividades em quatro grupos:

Grupo 1: urgente e importante

Grupo 2: não urgentes, mas importantes

Grupo 3: urgente mas não é importante

Grupo 4: não urgente e não importante

Boa parte do seu questionamento é sobre o Grupo 2, e como ele pode ser fácil de ser ignorado. Mas quero focar nas atividades que frequentemente se encaixam no Grupo 3 e 4.
E-mails indesejados podem cair facilmente no Grupo 4, mas o Grupo 3 pode ser muito mais esmagador nesse sentido. Sim, ele te instiga a olhar por parecer urgente, e você vai olhá-lo, porém você está certo de que ele realmente não é importante.

Uma boa maneira de avaliar isso é manter o controle de suas atividades diárias por uma semana. Em seguida, reveja o resultado no final e isole as atividades que realmente eram importantes e aquelas que apenas ocupavam seu tempo.

Além disso, é uma boa ideia se perguntar: “como posso reduzir a quantidade de tempo de alguma dessas atividades simples? ” Por exemplo, Ari Meisel, escrito do livro Menos Obra, disse em uma entrevista:

“O número médio de passos necessárias para pagar uma conta é de 27 […] Isso pode parecer loucura…Se eu lhe perguntasse agora, ‘Como você paga uma conta? ’ Você provavelmente irá me dizer ‘Bem, é só ir ao site do banco, pagá-lo e é isso. ’ Parecem três passos, mas é muito mais que isso. Você vai para o site bancário, você entra em sua conta, entra na parte do beneficiário, o beneficiário já está adicionado? Caso não, terá que adicioná-lo. Esta é a conta que você gostaria de usar? Esta é a data que você gostaria de enviar? E assim por diante, rapidamente chegaremos aos 27 passos. ”

Proativamente é importante rever coisas como está e tentar criar sistemas para reduzir a quantidade de passos, e assim, podendo aumentar drasticamente a produtividade. Isto pode ser muito significativo em sua rotina, assim como as tarefas mais complicadas.

4. Delegação 

Vamos mergulhar um pouco em alguns conceitos de economia. Esta citação vem do livro Macroeconomia: Escolha Privada e Pública:

“Considere a situação de um advogado que pode escrever 120 palavras por minuto. O advogado está pensando em contratar um secretário que escreve cerca de 60 palavras por minuto. Se o advogado faz o trabalho de digitação, vai demorar quatro horas, se o secretário é contratado, o trabalho de digitação levará oito horas. Assim, o advogado tem uma vantagem absoluta na digitação comparada ao secretário. Entretanto, o tempo do advogado é de R$ 100,00 por hora quando trabalhando como advogado, enquanto o tempo do secretário como digitador é de R$ 10,00. Desta forma, a vantagem do advogado (cuja função principal é praticar a lei) em contratar um secretário será o ganho no período em que ele estaria digitando…” (McPherson 27-28)

Esta é a Lei das vantagens comparativas, que derruba completamente um velho ditado que diz: “se você quer algo bem feito, faça você mesmo”.

Aprender a passar o serviço para os demais é fundamental para a sua produtividade, e consequentemente para o crescimento do seu negócio. Isso significar a contratação de um funcionário, ou talvez obter um assistente virtual para seus negócios ou apenas para ajudá-lo com tarefas pessoais. Se tratando de dar mais responsabilidade para alguém, acaba sendo algo complicado, pois implica alguns riscos. Você terá que treinar e depois monitorá-lo, porém você pode ensiná-lo a fazer parte do que você está fazendo, com isso, você está basicamente replicando você mesmo.
E o que poderia ser mais produtivo que isso?

Bônus 

Aí vão mais duas ideias rápidas como bônus:

1 – Velocidade de leitura: Eu recomendo esta dica da maneira como ela realmente é, pelo menos dobrou minha velocidade de leitura. Há diversas técnicas incríveis na internet de como ler mais rápido e entender tudo, clique aqui e veja.

2 – Minimalismo: Muitos objetos físicos podem ser uma pedra no caminho, na minha opinião. Quanto menos coisas você obter, mais tempo você terá para gastar se preocupando com elas. Gaste seu tempo em coisas importantes, e o dinheiro você poderá gastar em coisas que valem realmente a pena. Em meu julgamento, minimalismo é uma maneira muito melhor até mesmo em termos organizacional. Dizem que em uma mesa cheia e bagunçada reflete uma mente desordenada, da mesma forma que uma casa ou um armário refletem a personalidade de seu dono.

Pronto para ser mais produtivo?
Quais desses métodos você já usa? Há alguma outra dica que você gostaria nos contar?

Este texto é uma tradução do artigo:
“5 Habits and Methods to Supercharge Your Productivityl”