Como implantar e de fato usar um CRM para corretores e imobiliárias

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Fazer com que sua equipe de trabalho adote uma nova tecnologia é um desafio para qualquer gestor. O impacto da não utilização de ferramentas tecnológicas é tão grande, que em 2019  um estudo constatou que 70% dos recursos investidos em novas tecnologias não trazem o resultado esperado. Sabendo dos prejuízos envolvidos na não adoção de novas tecnologias é de extrema importância que analisemos o cenário de implantação para aumentar as chances de sucesso.

Com a crescente demanda por ferramentas baseadas em nuvem e a popularização dos softwares de gerenciamento de clientes e relacionamento (CRM, ERP, etc.), muitas empresas sentiram necessidade de otimizar seus processos e acabaram migrando seus processos atuais baseados em tabelas eletrônicas(Excel) para ferramentas dedicadas. 

Se quiser ir direto para as dicas clique aqui

É importante citar que a contratação de um software é apenas o começo do relacionamento e são necessárias estratégias que incluam indicadores de sucesso bem definidos para que seu uso e adoção no dia-a-dia ocorra. Para tal é necessário explorar a teoria por trás dos modelos de uso e aceitação de software e sintetizar ações práticas para estimular seu uso.

TAM

O “Technology Acceptance Model” em português “Modelo de Aceitação de Tecnologia” foi desenvolvido em 1989 por Davis e até hoje é utilizado como um dos principais modelos para determinar a aceitação de tecnologias. O modelo se baseia em dois constructos principais que sugestionam e induzem um indivíduo em usar determinada tecnologia, sendo eles a facilidade de uso percebida e utilidade percebida. 

UTAUT

A “teoria unificada de aceitação e uso da tecnologia” desenvolvida por Venkatesh et al. em 2003 foi a evolução básica de inúmeros sistemas e modelos incluindo o TAM mencionado no tópico anterior. Uma das maiores críticas ao modelo TAM se deve ao fato dele ser muito enxuto e simplificado, tendo apenas dois constructos, com isto o modelo UTAUT apresenta oito construtos para estimar o uso efetivo de ferramentas tecnológicas.

  • Quatro dos construtos influem, mas não somente, na utilização da tecnologia, como também em fatores de costumes e hábitos. Sendo eles:
  • Expectativa de Desempenho
  • Expectativa de Esforço
  • Influência Social
  • Condições Facilitadoras.

Muito diferentemente do modelo UTM que não considera de forma explicita fatores demográficos e íntimos no modelo UTAUT vemos a consideração de: gênero, idade, experiência e voluntariedade. 

Agora que exploramos a teoria vamos construir ações que podem ser aplicadas de imediato para estimular a adoção de novas ferramentas tecnológicas.

Escolha um software fácil de usar 

Indo diretamente de encontro com o modelo UTM escolha um software fácil de usar para o nível de maturidade técnica da sua equipe. Quando o software oferece tudo o que sua empresa precisa, mas tem uma curva de aprendizado muito ingrime, você deve repensar sua estratégia. O tempo de onboarding irá compensar o investimento? Tenho tempo hábil para treinar todo mundo? A própria gerência vai conseguir usar a ferramenta?

Lidere pelo exemplo

Se você quer que todos em sua empresa utilizem determinada ferramenta você deve começar por cima. Por exemplo, se você almeja que sua imobiliária use o sistema ImobiBrasil comece por você, utilize-o diariamente, comece a deixar notas e observações nos negócios dos seus corretores e veja que com o passar dos dias a adoção irá aumentar gradualmente. E isso nos leva ao próximo tópico…

Envolva toda a equipe desde o início

Ninguém pode se sentir excluído, especialmente quando se trata de apresentar novas soluções com as quais todos trabalharão diariamente. Nós adoramos velhos hábitos e não gostamos muito de mudanças. Por isso é vital  envolver toda a equipe no processo de tomada de decisão desde o início. Converse com sua equipe e deixe todos na mesma página sempre atualizados sobre a implantação. Você pode encaminhar formulários de pesquisa para todos da equipe pedindo feedbacks e sugestões sobre o processo e estratégia.

Contextualize, não diga para sua equipe algo do tipo, “vamos trocar de CRM porque o atual não nos atende mais”. Como você transmite a mensagem é de grande importância, apenas elencar os motivos que levaram à mudança não impedirá o “pânico” inicial. Entenda os processos atuais da sua empresa, a rotina dos usuários e o ambiente de trabalho de seus funcionários, para assim conseguir explicar os benefícios e o valor do novo software para eles.

Lembra da parte em que falamos sobre os hábitos e que não gostamos muito de mudanças? Pois, bem! Esse não é um ponto negativo, em pouco tempo todos se adaptam a nova ferramenta e ela se tornará o novo habito. Ate lá foque no uso diário.

Feedback não é importante… é vital!

Se pensarmos a mentalidade de melhoria contínua depende totalmente dos feedbacks que os usuários dão sobre a ferramenta. E o feedback dos usuários não apenas tornará a implantação mais fácil como também irá melhorar a ferramenta. Deixar um canal aberto de feedback sobre todo o processo de implantação e uso da nova ferramenta é vital para o sucesso e maximização dos resultados. 

Por meio do feedback vai ser muito mais fácil identificar quais funcionários tem maior potencial de serem “embaixadores” de tecnologia. Esse termo fala daqueles funcionários que são entendedores de tecnologia e amam usar as últimas novidades. Eles serão importantíssimos para garantir o sucesso da implantação e quanto antes você conseguir colocar todos no “mesmo barco” melhor.

Uma dica para incentivar a participação dos embaixadores é reservar um tempo para eles poderem ajudar os outros usuários a superar as barreiras iniciais no uso do software. Os embaixadores também podem ser incentivados a fazer com que mais funcionários usem a plataforma, demonstrando o quanto ela os ajudou, quanto tempo eles economizaram e como sua produtividade evoluiu.

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